Tugas SIA

Business Process Reengineering

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Siklus Business Process Reengineering.

Business Process Reengineering (BPR, Rekayasa ulang proses bisnis) adalah pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia.

BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, dan kebutuhan pelanggan. Pertanyaan dasar yang ditanyakan seperti "apakah misi kita harus diperjelas? Apakah tujuan strategis kita berjalan beriringan dengan misi kita? Siapa pelanggan kita?"

 Pengertian lain

Business Process Reengineering dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Business Process Reengineering (BPR) dimulai sebagai teknik sektor privat untuk mendukung organisasi secara fundamental memikirkan kembali bagaimana mereka mengerjakan bisnis yang mampu meningkatkan jasa kepada pelanggan, memotong biaya operasional dan menjadi kompetitor kelas dunia. Kunci utama dalam perancangan ulang adalah pengembangan sistem informasi dan jaringan. Organisasi-organisasi besar semakin banyak menggunakan teknologi ini untuk lebih mendukung proses bisnis yang inovatif dibanding memperbaiki metode kerja pada saat yang sama.

BPR meliputi analisis dan perancangan alir kerja (workflow) dan proses-proses dalam sebuah organisasi. Berdasarkan Daven ports (1990), proses bisnis adalah sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas.

Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Tim lintas-fungsional (Cross-functional team), contohnya, telah banyak dikenal karena perannya dalam perancangan ulang tugas-tugas fungsional yang terpisah menjadi proses-proses lintas-fungsional yang lengkap.

Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitas-aktivitas spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki. Dapat pula dirancang ulang secara keseluruhan atau dieliminasi sekaligus. Perancangan ulang mengidentifikasikan, menganalisa, dan merancang ulang proses inti bisnis organisasi dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja kritis seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan.

Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi. Seringkali tidak seorang pun yang bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan proses. Perancangan ulang memaksimalkan kinerja subproses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal.

Untuk mencapai peningkatan yang maksimal dengan BPR, perubahan stuktur organisasi dan cara lain seperti pengelolaan dan pelaksanaan kerja saja dianggap belum cukup. Agar dapat mendapatkan keuntungan secara penuh, penggunaan Teknologi Informasi (TI) dianggap penting sebagai faktor kontributor utama.

Walau TI secara tradisional digunakan untuk mendukung fungsi bisnis yang tersedia, yaitu meningkatkan keefisienan organisasi, sekarang TI berfungsi sebagai pendukung bentuk-bentuk organisasi yang baru dan pola-pola kolaborasi dalam dan antara organisasi.

BPR memperoleh fondasinya dari berbagai disiplin ilmu, dan ada 4 bagian penting yang diidentifikasi untuk diubah dalam BPR – organisasi, teknologi, strategi dan manusia (organization, technology, strategy, and people) – dimana sebuah proses digunakan sebagai kerangka kerja (framework) untuk memperhitungkan dimensi-dimensi itu. Pendekatan ini secara grafis digambarkan dalam "Leavitt’s diamond".

Peran TI

Teknologi informasi berperan penting dalam konsep perancangan ulang. Pada masa sekarang, TI merupakan pendorong besar bagi beberapa bentuk kinerja dan kolaborasi di dalam dan luar organisasi.

Beberapa peran TI dalam BPR:

· Basis data yang dibagi-bagikan (shared databases), membuat informasi tersedia pada banyak tempat.

· Sistem ahli (expert systems) memungkinkan para generalis untuk melaksanakan tugas spesialis.

· Jaringan telekomunikasi (telecommunication networks), memungkinkan organisasi dapat disentralisasikan dan didesentralisasikan dalam waktu yang sama.

· Perlengkapan pengambilan keputusan (decision-support tools), memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.

· Komunikasi data tanpa kabel (wireless data communication) dan komputer yang mudah dibawa (portable computer), memungkinkan personel lapangan bekerja secara independent.

· Videodisk interaktif (interactive videodisk), untuk mendapatkan kontak langsung dengan pembeli potensial.

· Identifikasi otomatis dan pelacakang (automatic identification and tracking), memungkinkan sesuatu untuk melaporkan dimana mereka berada bukan menunggu untuk ditemukan.

· Perhitungan kinerja tinggi (high performance computing), memungkinkan perencanaan on-the-fly (diciptakan pada saat dibutuhkan) dan perbaikan.

Untuk membuat kinerja yang lebih baik, seperti sebuah perusahaan tidak membutuhkan proses perbaikan, tetapi bebrapa di antara nya malah melakukan inovasi. Pada tahun 80 an istilah TQM (Total Qouality Management) diperkel\nalkan sebagai alat untuk melakukan proses perbaikan, tapi di tahun 90an Business Process Reengineering (BPR) diperkenalkan sebagai inovasi proses terutama bagi perusahaan Amerika Serikat dikarenakan adanya daya saing dari perusahaan Jepang. Istilah TQM dan BPR merupakan istilah yang sama untuk Sistem Manajemen Mutu yang memiliki system yang sama.

Business Process Reenginering (BPR) merupakan sebuah konsep tentang proses perbaikan dengan melakukan proses perubahan yang radikal berdasarkan proses bisnis. Hammer and Champy (In Jones 1997) menjadikan dasar berfikir kembali (rethinking) dan perancangan kembali (redesign) secara radikal untuk perbaikan dalam kinerja yang kontemporer seperti biaya, kualitas layanan dan kecepatan. 

Terdapat lima langkah pendekatan model Business Process Reengineering menurut Davenport dan Short (1990) yaitu :

1. Mengembangkan visi dan proses tujuan bisnis. BPR yang mempunyai sebuah visi bisnis menunjukkan tujuan-tujuan yang spesifik seperti pengurangan biaya, pengurangan waktu dan peningkatan kualitas output.

2. Melakukan identifikasi terhadap proses bisnis yang akan di desain ulang, pada umumnya perusahaan menggunakan pendekatan yang berfokus pada proses yang paling penting atau yang mempunyai konflik yang paling tinggi dengan visi bisnis. Sedangkan beberapa perusahaan lebih memilih untuk menggunakan pendekatan menyeluruh untuk mengidentifikasi semua proses dalam suatu organisasi dan prioritas dalam urutan redisgn.

3. Memahami ukuran dari proses yang ada untuk menghindari pengulangan kesalahan untuk untuk memberikan dasar dalam perbaikan di masa yang akan dating.

4. Mengidentifikasi tingkat kemampuan IT dalam mempengaruhi BPR.

5. Merancang dan membuat prototype proses yang baru.

Sedangkan menurut Johansson terdapat 3 tahap dalam BPR Life cycle :

1. Discover : yaitu menetapkan visi dan strategi bisnis

2. Redisign : meliputi semua aktivitas dan keahlian yang dibutuhkan 

3. Realize : teknik manajemen perubahan, pembentukan BPR team , komunikasi, pengukuran kinerja dan manajemen resistensi.

Kunci Keberhasilan BPR

Beberapa komponen merupakan factor yang sangat kritis terhadap sukses nya BPR. Pertama, pada tahap awal BPR harus diintegrasikan dengan visi perusahaan, ttujuan dan strategi. Proses bisnis baru harus didesain dan konsisten dengan aspek-aspek perubahan. Tidak semua proses didalam organisasi harus didesain ulang. Beberapa proses mungkin memerlukan BPR sedang yang lainnya membutuhkan pendekatan perbaikan incremental seperti TQM. Hal ini merupakan ide yang baik untuk mengklasifikasikan proses dalam dua grup yang pertama terdiri dari proses yang membutuhkan perubahan inovatif sedangkan yang lain hanya membutuhkan perbaikan incremental. Antara proses yang membutuhkan perubahan yang inovatif adalah proses yang menciptakan nilai tambah terbesar untuk konsumen haruslah yang pertama kali didesain ulang.

Kedua komitmen manajemen puncak, dan pengetahuan dari BPR dibutuhkan untuk sukses nya proyek BPR. Komitmen dan sponsorship dibuthkan selama proyek BPR. Manajemen puncak diinformasikan selama proses BPR melalui komunikasi dengan tim perubahan. Ketiga, kelayakan dari BPR harus melaui penelitian “financial capability technological ability, managerial/operational ability” dari organisasi harus dinilai. Perusahaan harus mengevaluasi kapasitas mereka dalam mendukung suskes nya BPR. 

Keempat, perubahan organisasi mengakibatkan perubahan budaya organisasi, system nilai, gaya manajemen harus disesuaikan dengan redesain proses. BPR yang sukses membutuhkan restrukturisasi yang lengkap pada penggerak kunci dari perilaku organisasi. Peranan dan tanggung jawab, pengukuran kinerja dan insentif, struktur organisasi, IT, system nilai dan keahlian harus diubah sebagai hasil dari BPR. Kelima, implementasi harus dimulai dari tahap awal dan seluruh organisasi harus terlibat di dalam perubahan proses terutama perencanaa perubahan proses dibutuhkan untuk suksesnya BPR.

Terakhir, BPR harus terintegrasi dengan process-based management tools yang lain seperti TQM, benchmarking, process mapping dan team based operation. Inovasi radikal dan continous improvement dapat dicapai secara stimultan dengan menintegrasukan process-based management diatas.

Kegagalan Penerapan BPR

Perusahaan memiliki keinginan untuk mengubah ketidakefisienan proses yang mengakibatkan menurunnya pangsa pasar, ketidakpuasaan pelanggan, saingan dan tantangan. Kesalahan dalam penerapan BPR seringkali terjadi karena kurangnya pemahaman terhadap BPR itu sendiri, BPR sering dianggap sebagai reengineerimg yang sifatnya imtuitif, kreatif dan bukannya sebagai usaha dari suatu teknik disiplin. Ketidakmampuan untuk melakukan BPR terjadi karena beberapa alasan yaitu kurang nya metodologi yang aktif, proses dan tujuan yang salah pada teknologi informasi dan kurang nya pengelolaan komitmen

PENGERTIAN PROTOTYPE 

Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan perangat lunak yang banyak digunakan. Dengan metode prototyping ini pengembang dan pelanggan dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. 

Sering terjadi seorang pelanggan hanya mendefinisikan secara umum apa yang dikehendakinya tanpa menyebutkan secara detal output apa saja yang dibutuhkan, pemrosesan dan data-data apa saja yang dibutuhkan. Sebaliknya disisi pengembang kurang memperhatikan efesiensi algoritma, kemampuan sistem operasi dan interface yang menghubungkan manusia dan komputer.

Untuk mengatasi ketidakserasian antara pelanggan dan pengembang , maka harus dibutuhakan kerjasama yang baik diantara keduanya sehingga pengembang akan mengetahui dengan benar apa yang diinginkan pelanggan dengan tidak mengesampingkan segi-segi teknis dan pelanggan akan mengetahui proses-proses dalm menyelasaikan system yang diinginkan. Dengan demikian akan menghasilkan sistem sesuai dengan jadwal waktu penyelesaian yang telah ditentukan.

Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang harus setuju bahwa prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan implementasi yang sudah ditentukan.

Tahapan-tahapan Prototyping

Tahapan-tahapan dalam Prototyping adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan kebutuhan.

Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

2. Membangun prototyping.

Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).

3. Evaluasi protoptyping.

Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangu langkah 1, 2 , dan 3.

4. Mengkodekan system.

Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.

5. Menguji system.

Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain

6. Evaluasi Sistem.

Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan . Juka ya, langkah 7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.

7. Menggunakan system.

Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

Keunggulan dan Kelemahan Prototyping.

Keunggulan prototyping adalah:

1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan

2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan

3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan system

4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan system

5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.

Kelemahan prototyping adalah :

1. Pelanggan kadang tidak melihat atau menyadari bahwa perangkat lunak yang ada belum mencantumkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan juga belum memikirkan kemampuan pemeliharaan untuk jangja waktu lama.

2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek. Sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman yang sederhana untuk membuat prototyping lebih cepat selesai tanpa memikirkan lebih lanjut bahwa program tersebut hanya merupakan cetak biru sistem .

3. Hubungan pelanggan dengan komputer yang disediakan mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

Prototyping bekerja dengan baik pada penerapan-penerapan yang berciri sebagai berikut:

1. Resiko tinggi Yaitu untuk maslaha-masalah yang tidak terstruktur dengan baik, ada perubahan yang besar dari waktu ke waktu, dan adanya persyaratan data yang tidak menentu.

2. Interaksi pemakai penting . Sistem harus menyediakan dialog on-line antara pelanggan dan komputer.

3. Perlunya penyelesaian yang cepat.

4. Perilaku pemakai yang sulit ditebak

5. Sitem yang inovatif. Sistem tersebut membutuhkan cara penyelesaian masalah dan penggunaan perangkat keras yang mutakhir

6. Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek

Terdapat 3 pendekatan utama prototyping, yaitu:

· THROW-AWAY

Prototype dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan prototype digunakan untuk membuat produk akhir (final), kemudian prototype tersebut dibuang (tak dipakai).

· INCREMENTAL

Produk finalnya dibuat sebagai komponen-komponen yang terpisah. Desain produk finalnya secara keseluruhan haya ada satu tetapi dibagi dalam komonen-komponen lebih kecil yang terpisah (independent).

· EVOLUTIONARY

Pada metode ini, prototipenya tidak dibuang tetapi digunakan untuk iterasi desain berikutnya. Dalam hal ini, sistem atau produk yang sebenarnya dipandang sebagai evolusi dari versi awal yang sangat terbatas menuju produk final atau produk akhir.

Pengertian Case Tool

Dalam software engineering telah dikenal banyak tools (computer-base system) yang dikenal dengan Computer-Aided Software Engineering (CASE). CASE merupakan suatu teknik yang digunakan untuk membantu satu atau beberapa fase dalam life-cycle software, termasuk fase analisis, desain, implementasi dan maintenance dari software tersebut. 

Manfaat CASE tools untuk software engineer dijabarkan sebagai berikut:
1. CASE tools memperbesar kemungkinan otomatisasi pada setiap fase life-cycle software. 
2. CASE tools sangat membantu dalam meningkatkan kualitas design model suatu software sebelum software itu dibangun/dikembangkan, baik itu untuk software yang dibangun dalam simple maupun complex environment. 

Ada banyak tools yang mendukung pembangunan/pengembangan suatu software. Agar tidak membingungkan, CASE tools dibagi menjadi beberapa kategori:

1. Information engineering-supporting products. Ada beberapa proses dari life-cycle, yang dihasilkan dari rencana strategis dari perusahaan dan yang menyediakan suatu repository untuk membuat dan memelihara enterprise models, data models dan process models. 

2. Structured diagramming-supporting products. Produk ini sangat mendukung dalam memodelkan data flow, control flow dan entity flow. 

3. Structured development aids-providing products. Merupakan produk yang cocok digunakan oleh sistem analis, karena didukung oleh suatu proses terstruktur sehingga penganalisaan lebih cepat dan akurat. 

4. Application-code-generating products. Produk ini mampu menghasilkan application-code untuk tujuan tertentu yang telah ditetapkan oleh designer.